Guarda y custodia del tacógrafo digital

Con la implantación del tacógrafo digital en el año 2006, aparece la obligación de conservar los ficheros digitales en formato TGD que genera el aparato. Son ficheros digitales que se guardan en el ordenador o en memorias externas como pen drives u otros. De primeras parece más cómodo que guardar discos de diagrama, que pueden romperse o perderse, pero surgen otros problemas: ¿Y si se estropea el ordenador en el que están guardados? ¿Y si entra un virus? ¿Y si el fichero se ha descargado mal y no nos hemos dado cuenta? Por suerte, para evitar estos problemas surgen los servicios de guarda y custodia.

Qué es la guarda y custodia de ficheros del tacógrafo

La guarda y custodia del tacógrafo digital es un servicio que se contrata para guardar copias de todos los ficheros descargados del tacógrafo. Ya sea usando una llave de descarga o con un sistema de descarga remota, la empresa contratada para esta función permite enviar o subir los ficheros para que sean almacenados en plataformas seguras. De esta forma, los ficheros no van a perderse por un fallo informático. También se reduce el riesgo de que roben o se dañen los datos por un virus. En conjunto, suponen un ahorro de dinero.

Abaratar costes con la guarda y custodia

Equipo informático

El gasto más inmediato que ahorra el servicio de guarda y custodia es en equipo informático. Los expertos informáticos recomiendan tener por lo menos un equipo dedicado sólo a copias de seguridad, y hacer estas copias frecuentemente. Esto supone una inversión en tecnología (discos de almacenamiento, memorias externas, ordenadores, servidores) que a una flota mediana o pequeña le puede costar afrontar. Una empresa especializada en guardado de datos, sin embargo, ya tiene el equipo necesario para hacer estas copias y sabe actuar en caso de que haga falta recuperar información. De esta forma tampoco tendríamos que pagar a un informático si perdiéramos los ficheros.

Inspecciones

Tampoco hay que olvidar el coste que supondría no tener los ficheros en caso de que llegara una notificación de inspección. Los transportistas tienen que mantener los datos del tacógrafo durante 365 días desde la creación de los mismos, y faltar a esta obligación puede suponer sanciones de hasta 6.000€ por falta de registro o mal uso.

Tiempo de trabajo

Por último, y no menos importante, hay que mencionar el gasto en tiempo y preocupaciones que supone organizar y gestionar los ficheros. Las obligaciones del tacógrafo exigen a los transportistas dedicar parte de su jornada a descargar, almacenar y revisar los datos, por lo menos una vez al mes para no superar la capacidad de almacenamiento de la tarjeta del conductor. Un servicio de guardia y custodia aligera estas obligaciones, o las elimina completamente si se combina con un sistema de descarga remota.

Qué buscar en un servicio de guardia y custodia

• Servicio de análisis. Los archivos TGD, además de que no se pueden modificar, son difíciles de leer. Esto es así porque, para evitar que sean manipulados, sólo pueden abrirse con programas específicos. Pero, ¿qué pasa cuando trabajamos con la información del tacógrafo todos los días? Aquí es donde entra en juego el servicio de análisis. Este extrae la información de los ficheros y la muestra de forma ordenada y accesible. Así, en la misma plataforma en la que se guardan los ficheros, pueden verse las faltas, tiempos de conducción, descansos disponibles, etc. De esta forma no hará falta invertir en un software de gestión de flotas que no se ajuste a nuestras necesidades. El análisis es una parte fundamental de la guardia y custodia.
• Que los datos estén disponibles cuando hagan falta. Aunque cedamos la responsabilidad de guardar los ficheros a una empresa externa, los ficheros deben seguir siendo del transportista y este debe poder acceder a ellos siempre que los necesite, como por ejemplo para revisar faltas, ajustar las rutas de acuerdo a la disponibilidad o usar los ficheros del tacógrafo para el control de horas trabajadas.
• Que respete los periodos legales. De poco nos sirve un servicio de guarda y custodia si, en caso de inspección, no van a poder enviarnos la documentación que nos piden porque ya no la tienen. Una buena guarda y custodia mantiene los ficheros en su servidor durante un año por lo menos, y hasta 4 si también queremos usar los ficheros del tacógrafo como registro de jornada.
• Un buen servicio de atención al cliente. En la era digital todo puede hacerse con un usuario y una contraseña, pero siempre da más seguridad saber que hay alguien al otro lado de la pantalla. De esta forma, si la subida no funciona o tenemos alguna duda, siempre podremos contactar para que nos ayuden.
• Servicios complementarios. Aunque estemos hablando de guarda y custodia, no está de más que este servicio aporte valor añadido, como que nos recuerden cuándo tenemos que descargar el tacógrafo o cuándo tenemos la próxima revisión, que nos ayuden a renovar las tarjetas de conductor y de empresa…

Conclusión

Como hemos visto, la guarda y custodia tiene grandes ventajas para todos los profesionales del transporte. A las flotas pequeñas les permite centrarse en su labor principal. A las flotas más grandes, por su parte, les supone externalizar la gestión del tacógrafo y optimizar tiempos.