Gestión de flotas con el tacógrafo digital

En el momento en que las empresas de transporte empiezan a crecer y a tener más volumen de trabajo, se presenta el reto de cómo organizar sus esfuerzos. Aumenta el número de empleados y de vehículos a coordinar, y cada segundo en la carretera es clave para maximizar beneficios. Así, entra en juego el concepto de gestión de flotas, el cual analizamos a continuación. También daremos una serie de trucos para aprovechar el tacógrafo para la gestión de flotas.

Qué es la gestión de flotas

La gestión de flotas o control de flotas es un término muy amplio que se refiere a todas las actividades de administración y logística llevadas a cabo para amortizar los esfuerzos de la empresa de transporte. Su objetivo es reducir el riesgo, tanto económico como personal, que supone tener vehículos en la carretera.

Si bien el término sugiere grandes empresas de logística, incluso los autónomos del sector transporte realizan funciones de gestión de flota en cierta medida. Conseguir cargas, presupuestar, organizar la jornada para cumplir tiempos de conducción y descanso, o hasta elegir una carretera en lugar de otra durante la ruta son tareas que entran en la definición de gestión de flotas.

Sin embargo, en muchos casos este término se usa sobre todo para referirse a la tecnología usada para la gestión de flotas, sobre todo a los sistemas telemáticos. Y, desde luego, la telemática y más en concreto la localización GPS son lo que mejora  la gestión de flotas tal y como lo conocíamos.

La localización, elemento esencial para la gestión de flotas

Coordinar una flota de transporte en las fases previas a cada viaje es posible con medios analógicos y offline, aunque sea ligeramente más trabajoso. Así, muchos autónomos y empresas pequeñas ven viable dedicar más tiempo a la fase de planificación y, con ello, ahorrarse el coste adicional de sistema de gestión de flotas.

Sin embargo, es durante el viaje cuando la tecnología de gestión de flotas cobra protagonismo. Especialmente los sistemas de localización GPS facilitan las tareas de coordinación y dan seguridad, en el sentido de que permiten disponer de información a tiempo real del vehículo y de la ruta. Es por ello que los dispositivos de localización son esenciales para la gestión de flotas, aunque haya otros elementos que varíen dependiendo del proveedor.

El quid de la cuestión es que en flotas pequeñas o medianas muchos de los otros elementos ofrecidos para gestión de flotas sólo sirven para engordar la factura. Los numerosos sensores y transmisores nos proporcionan información que, hasta cierto punto, ya están disponibles en la tecnología integrada en el vehículo, por ejemplo en el tacógrafo. Así, podemos conseguir todas las ventajas de un sistema de gestión de flotas con la tecnología de la que ya disponemos y con ello reducir gastos.

El tacógrafo digital como fuente adicional de información

En TADIG siempre hemos insistido en las ventajas de aprovechar la información del tacógrafo digital. Y, de hecho, muchos son los servicios de gestión de flotas que se valen de los datos del tacógrafo. Estos son algunos datos que podemos obtener desde el aparato de control sin sensores adicionales:

• Identificación de conductores. Para el correcto funcionamiento del tacógrafo, debe introducirse la tarjeta de conductor. Esta información, con un sistema de descarga remota, nos permite identificar al conductor de cada vehículo en todo momento, incluso durante conducción en equipo.
• Tiempos de conducción y descanso. Son el principal registro del tacógrafo, y también dato esencial para programar viajes y coordinar a conductores en empresas con varios empleados.
• Registro de kilometraje. El tacógrafo realiza un cómputo de kilómetros recorridos, que será de gran utilidad para calcular el coste por kilómetro y ajustar el gasto en combustible.
• Conducción agresiva, estilos de conducción. Entre los registros del tacógrafo se encuentran datos como superar velocidades determinadas o los frenazos bruscos, señas de conducción agresiva por parte del conductor. Aplicando esta información, podremos corregir conducciones temerarias o estilos de conducción ineficientes.
• Localización. Si bien los sistemas de gestión y control de flotas actuales conllevan instalar dispositivos localizadores, los tacógrafos inteligentes ya cuentan con un sistema de localización integrado. Así, los vehículos nuevos pueden aprovechar también esta información para la organización de su trabajo.

Conclusión

Vemos, pues, que los sistemas de gestión y control de flotas son de gran ayuda para las empresas de transporte. Además, aunque pensemos que el Internet de las Cosas es algo lejano o de precios prohibitivos, en realidad está más cerca de lo que pensamos. La actual tecnología disponible, dentro de la que se incluye el tacógrafo, nos da un volumen de información que, usado correctamente, permite la gestión de flotas de forma completa y asequible para autónomos y medianas empresas. Siempre y cuando, claro está, que contemos con un buen sistema de análisis y gestión del tacógrafo y de la flota.